Suite Office, suite Google, Slack et plus encore, les canaux de communication se sont multipliés exponentiellement dans les dernières années, particulièrement en réaction à la pandémie. Nous assistons aujourd’hui à une surcharge informationnelle, que l’on pourrait qualifier de surcommunication. La multiplication des canaux est aussi une réponse à l’augmentation du travail asynchrone, qui nécessite une gestion accrue des moyens de communication pour éviter l’interruption des interactions entre collègues. Plusieurs gestionnaires pourraient penser que l’ajout d’outils est la solution, mais serait-ce possiblement le contraire ?
Les effets de la surcharge d’informations
Mais pourquoi la surcommunication est-elle un problème ? Dans un monde surchargé d’informations, vos employés sont constamment sollicités, au travail comme dans leur vie personnelle. Les individus exposés à trop d’information tendent à se désengager, ayant de la difficulté à distinguer l’information importante de l’information superflue. Ils sont non-seulement moins investis, mais la surcharge d’information peut causer du stress impactant massivement l’efficacité de vos employés. Le fait de devoir consulter plusieurs sources d’information différentes chaque jour pour accomplir leur travail, en plus de devoir assister à plusieurs réunions en ligne, créer des interruptions constantes, et une fatigue mentale qui empêche la concentration et réduit l’engagement. Les employés passent leur journée à gérer l’alternance entre les moyens de communication plutôt que travailler.
Les solutions pour réduire le bruit
Nous avons de la chance, puisque nous avons accès à une panoplie d’applications et de solutions à tout problème dans notre monde actuel, mais parfois, la multiplication des outils ne fait qu’augmenter le bruit et la confusion générale. L’information devient dispersée. Centraliser vos outils de communication est un excellent point de départ. Soyez à l’écoute de votre personnel, quel canal est le plus naturellement utilisé ? Sans introduire encore une fois, un nouveau moyen, centralisez vos efforts sur celui qui est utilisé le plus intuitivement par vos employés. La transition vers une toute nouvelle plateforme est un piège commun, puisque bien que le nouveau canal soit plein de promesses, l’effort de transition et d’adaptation de tous créer une lourdeur supplémentaire.
Si vous ne pouvez pas centraliser toutes vos communications sur un seul canal, tentez de clarifier le rôle de chaque outil de communication que vous utilisez, dès l’intégration des nouveaux employés. Quel canal est utilisé pour les décisions importantes ? Quel moyen est utilisé pour les petites informations et les clarifications du quotidien ? Avez-vous un canal plus informel pour favoriser la cohésion de votre équipe ? Des moyens pour communiquer adéquatement ces changements à vos employés et favoriser la cohésion d’équipe sont à votre disposition.
Finalement, la communication est un muscle qui se travaille. Utiliser les bons canaux et rédiger des messages efficaces est quelque chose qui s’apprend. Formez vos employés à communiquer efficacement et soyez à l’écoute de leurs besoins. La clé est la simplicité.
