Vous organisez, ou souhaitez organiser un événement ? Peu importe son type ou son ampleur, une bonne communication événementielle peut faire toute la différence. Pour transformer une activité qui passe inaperçue en une expérience inoubliable, voici quatre conseils qui vous aideront à maximiser vos efforts afin d’atteindre vos objectifs.
D’abord, il est primordial de comprendre les principes de base. La communication événementielle est un processus bidirectionnel visant la compréhension mutuelle et dans lequel non seulement les participants échangent (codent et décodent) de l’information, mais aussi créent et partagent une compréhension. En d’autres mots, la communication événementielle ne transmet pas seulement un message à un public, c’est l’action de créer une interaction pour permettre aux participants de s’approprier l’expérience et de développer un lien avec l’événement. Le but est donc de susciter l’engagement, favoriser les échanges et bâtir une expérience cohérente, avant, pendant et après l’événements.
Astuce #1 : Définir clairement son public cible
Avant toute communication, vous devez déterminer à qui s’adresse votre événement. Est-il destiné à des étudiants, des familles, des touristes ou à une clientèle professionnelle ? Vous pouvez avoir plusieurs publics cibles, mais il est important de bien les définir.
Une méthode souvent utilisée consiste à créer un ou plusieurs personas, c’est-à-dire un profil fictif représentant le plus fidèlement possible le public choisi. Ces portraits vous permettent de mieux comprendre leurs habitudes, leurs besoins et leurs intérêts. En général, entre un et quatre personas suffisent. Plus vous en créez, plus il devient complexe d’adapter votre communication à chacun. Cette étape servira ensuite à orienter plusieurs décisions, notamment votre image de marque, vos messages et les plateformes à privilégier.
Astuce #2 : Créer une identité et une image
Une fois vos publics identifiés, assurez-vous que votre événement soit facilement reconnaissable. Cet aspect devient particulièrement important pour les événements récurrents ou ceux qui souhaitent développer une image forte au fil du temps.
Définissez donc une identité visuelle cohérente : couleurs, ton, style graphique, typographie et éléments visuels. Si votre organisation possède déjà une image de marque établie, vous pouvez reprendre certains éléments afin de créer du matériel promotionnel harmonisé à l’entreprise, comme des affiches, dépliants, billets.
L’objectif est simple : permettre au public de reconnaître rapidement votre événement, peu importe le support utilisé.
Astuce #3 : Commencer la promotion au bon moment
Lancer sa promotion quelques jours avant le jour J, c’est risquer que l’événement tombe à l’eau. Selon votre public cible, les participants peuvent avoir déjà d’autres engagements ou activités prévues.
La difficulté est de trouver le bon équilibre : commencer suffisamment tôt pour créer de l’intérêt, sans communiquer trop à l’avance puis les gens oublient l’événement. Le moment idéal varie selon le type d’activité, la clientèle et les habitudes de votre public.
Certaines stratégies peuvent être utilisées pour encourager l’engagement dès le départ. La vente de billets, par exemple, peut aider à confirmer la participation des gens et offrir une meilleure idée de l’intérêt suscité. Toutefois, cette approche n’est pas adaptée à tous les types d’événements. Il faut donc être vigilant, évaluer le contexte et choisir la bonne stratégie au bon moment.
Astuce #4 : Utiliser plusieurs canaux de communication
Tous les publics ne consomment pas l’information de la même façon. Une personne consultera peut-être un réseau social tous les jours, alors qu’une autre sera davantage attentive à un courriel ou à un média local.
Pour chaque persona, identifiez les canaux de communication auxquels vous pensez que le public serait le plus facilement rejoignable. Plusieurs canaux peuvent être combinées pour maximiser la portée (réseaux sociaux, infolettres, site web, médias locaux, partenaires, etc.). Attention : publier le message partout n’est pas la meilleure approche. Adaptez le contenu, le format et le ton selon la plateforme utilisée et ses codes propres.
Article rédigé par Gabrielle Jean
